Firma adresinize gönderilen mailler geri mi dönüyor?

Müşteriniz sitede yazan adrese mail atıyor, birkaç dakika sonra kendi gelen kutusuna "iletilemedi", "Undeliverable" ya da "Delivery Status Notification" başlıklı bir mesaj düşüyor. Sizin tarafınızda hiçbir iz yoktur: mail sunucunuza hiç ulaşmadığı için ne gelen kutusunda ne de spam klasöründe görünür.

Firma bu durumu çoğu zaman ancak bir müşteri "mailim geri döndü" dediğinde öğrenir. Demeyen müşteri ise başka bir firmaya yazar.

Nasıl fark edilir?

1. Firma dışındaki bir hesaptan, örneğin kişisel bir Gmail ya da Outlook adresinden, sitede yazan adrese kısa bir mail gönderin.
2. Mail birkaç dakika içinde gelmediyse gönderen hesabın gelen kutusuna bakın. Geri dönüş mesajı geldiyse sorun burada anlatılan sorundur.
3. Sitedeki her adres için ayrı ayrı deneyin. Bir adresin çalışması diğerlerinin de çalıştığını göstermez.

Geri dönen mesajı okumak

Geri dönüş mesajında iki bilgi işe yarar: maili reddeden sunucunun adı ve hata kodu. Kod genellikle 550 5.1.1 biçimindedir. 5 ile başlayan kodlar kalıcı hatadır ve gönderen sunucu tekrar denemez; 4 ile başlayanlar geçicidir ve bir süre daha denenir.

• 5.1.1: Böyle bir posta kutusu yok. Adres silinmiş, hiç açılmamış ya da sitede yanlış yazılmış olabilir.
• 5.2.2: Posta kutusu dolu. Yer açılana kadar yeni mail kabul edilmez.
• 5.7.1: Sunucu maili kabul etmeyi reddetti. Çoğu zaman maili karşılayan sunucu bu alan adının maillerini artık kabul etmiyordur; alan adının e-posta hizmeti başka yere taşınmış olabilir.

Kodların tam anlamı sunucudan sunucuya biraz değişir; kodun yanındaki açıklama cümlesi çoğu zaman nedeni doğrudan yazar. Reddeden sunucunun adı da önemlidir: tanımadığınız ya da artık kullanmadığınız bir sunucu adı görüyorsanız mailler yanlış yere gidiyor demektir.

En sık nedenler

• MX kaydı eski sunucuyu gösteriyor. Mailin hangi sunucuya teslim edileceğini alan adının MX kaydı belirler. E-posta hizmeti taşındığında bu kayıt güncellenmezse mailler artık o alan adını tanımayan eski sunucuya gider ve geri döner.
• E-posta paketi sona ermiş. Site başka bir yerde çalışmaya devam ederken e-posta hizmeti sessizce kapanmış olabilir.
• Posta kutusu silinmiş ya da dolmuş. Ayrılan bir çalışanın kutusu silinmiştir ama adres sitede yazmaya devam eder; ya da yıllardır temizlenmeyen bir kutu kota sınırına dayanmıştır.
• Alan adının süresi dolmuş. Bu durumda yalnız mail değil site de durur; geri dönüş mesajı çoğu zaman alan adının ya da mail sunucusunun bulunamadığını söyler.

Mailler geri dönmüyor ama mail programı bağlanırken sertifika uyarısı veriyorsa bu farklı bir sorundur; belirtisi ve çözümü web sitesindekine benzer: SSL sertifikasının süresi dolunca ne olur?

MX kaydını kontrol etmek

Komut satırında şu komut alan adının mail sunucularını listeler:

nslookup -type=mx ornek.com

Çıkan sunucu adları, e-posta hizmetini aldığınız yerin size verdiği adreslerle aynı olmalı. Hiç kayıt çıkmıyorsa ya da eski bir sunucu çıkıyorsa kayıt, alan adının DNS yönetim ekranından güncellenir. MX kaydı yalnızca mail sunucusunu gösterir; tek tek posta kutularının çalıştığını göstermez.

Düzeldiğini doğrulamak

• Düzeltmeden sonra dışarıdan yeniden deneme maili gönderin. MX değişikliği bazı sunuculara birkaç saat içinde ulaşabilir; ilk denemede geri dönerse bir süre sonra tekrarlayın.
• Sitede yayınlanan bütün adresleri tek tek deneyin; iletişim formu varsa bir deneme mesajı gönderin.
• Bundan sonra ayda bir, dışarıdan deneme maili göndermeyi bir alışkanlık haline getirin. Geri dönen mail sessiz bir arızadır; kendiliğinden haber vermez.